ビーコン
同じチャネル、同じ相手へ。送るたびに。
ビーコンは、決まったメンバーと共有する名前付きの暗号化チャネルです。作成とメンバー追加は最初の一度だけ。あとは公開するだけで全員に届き、ファイルはエンドツーエンドで暗号化されたままです。
ビーコンが必要な理由
通常の転送は一度きりの用途に向いています。アップロードしてリンクを送れば完了です。ただし毎週同じ相手に送るとなると、この方法では立ち行かなくなります。
毎回やり直さない
毎月同じ10人に送るなら、そのたびに10件の招待が必要になります。ビーコンなら宛先がそのまま残るため、次に公開するときの手間は10回分ではなく1回分です。
見る場所はひとつ
個別のリンクは受信トレイに埋もれていきます。メンバーはビーコンを開くだけで、公開されたものを順に確認でき、目的のメールを探す必要がありません。
取り消せるアクセス権
共有リンクを無効にするには、受け取った全員を追いかけることになります。ビーコンからメンバーを外せばその鍵は削除され、アクセス権は一度にすべて失われます。
使い方
1
ビーコンを作成する
名前を付け、非公開のままにするか公開一覧に載せるかを選びます。チャネルのアドレスが発行され、あなたがその所有者になります。
2
メンバーを追加する
アカウントのメールアドレスでメンバーを追加します。公開者は新しい共有を投稿でき、閲覧者は公開されたものを読むだけです。
3
公開してアクセス権を付与する
すでにアップロード済みの共有を添付し、アクセス権を付与します。ファイルの鍵はブラウザー上でメンバーごとに個別に暗号化され、サーバーが見ることはありません。
各役割でできること
ビーコンには所有者が1人、公開者と閲覧者は人数の制限なく置けます。
所有者
ビーコンを作成し、メンバーの追加と削除、名前や公開範囲の変更、削除ができます。公開者も兼ねます。
公開者
チャネルに共有を添付し、メンバーに開くための鍵を渡します。メンバー構成は変更できません。
閲覧者
チャネルを閲覧し、公開されたものをダウンロードします。自分から投稿することはできません。
非公開と公開
非公開
既定の設定です。ビーコンとその中身が見えるのはメンバーだけで、それ以外の人にとっては存在しないのと同じです。ページも、エラーも、チャネルがあることを示す手がかりも一切ありません。
公開
アドレスを知っていれば、公開されたものの一覧を見られます。表示されるのは件名と日付だけです。ダウンロードには引き続きメンバーであることが必要で、公開ビーコンはショーウィンドウであって、開いた扉ではありません。
暗号化は変わりません
ビーコンが変えるのはファイルの届く相手であって、その保護のしかたではありません。ファイルはアップロード前にブラウザーで暗号化され、開くための鍵はメンバーごとにその公開鍵で個別に包まれます。当社がその鍵を持つことはないため、ビーコンでもそれ以外でも、公開された内容を読むことはできません。
メンバーを外したときに即座に、そして完全に効く理由もここにあります。そのメンバーが持つ鍵の複製が削除されるだけで、ほかには何も変える必要がありません。ファイルはそのままの場所に残り、ほかのメンバーのアクセス権も保たれます。
主な使いどころ
継続的な顧客への納品
月次レポート、ドラフト、完成した成果物を同じ顧客チームへ。相手がすでに知っている一か所にまとめられます。
役員・投資家向けの報告
毎回の更新を受け取る相手のための常設チャネル。担当を離れた時点でアクセス権も終わります。
支店・加盟店への一斉展開
同じファイルを十数か所へ個別に送る代わりに、一度公開すれば全拠点に届きます。
進行中の案件ファイル
数か月にわたって書類が増えていく長期案件で、関係者全員が常に最新の一式を参照できます。
ビーコンは有料プランの機能で、有料のご契約であればいずれにも含まれます。招待されるメンバーに有料プランは不要で、受け取るだけなら無料アカウントで足ります。
よくある質問
必要です。アクセス権は各自のアカウントと鍵に結び付いており、だからこそ個別に取り消せます。メンバーはアカウントのメールアドレスで追加でき、無料アカウントで十分です。有料プランが必要なのはビーコンを作成する側だけです。
できません。公開ビーコンは見つけてもらうために公開済みの一覧を表示しますが、ファイルを開くには引き続きメンバーであり、アクセス権を付与されている必要があります。匿名でのダウンロードは意図的に設けていません。
そのメンバーの鍵が削除され、ビーコン経由で得ていたアクセス権を直ちに失います。同じファイルを個別の共有でも受け取っていた場合、そちらのアクセス権はそのまま残ります。
ビーコンには添付した数だけ共有を置けます。ファイル自体については、サイズ・保存期間・転送回数といったご契約プランの上限が引き続き適用されます。